Définir des projets stables
Créez un code pour chaque action dont vous devez suivre le budget, avec un responsable et une période. Évitez les catégories trop fines qui ne seront jamais renseignées correctement. Réservez un code distinct aux frais généraux et aux opérations dont l'affectation reste à clarifier.
Affecter directement quand c'est possible
Une facture exclusivement liée à un atelier doit rejoindre cet atelier. Pour une charge partagée, choisissez une clé explicable : temps passé, surface utilisée ou autre mesure pertinente. Conservez les éléments de calcul et vérifiez les règles particulières imposées par les conventions de financement.
Réconcilier analytique et comptabilité générale
Le total des projets et des frais communs doit se rapprocher du total comptable concerné. Contrôlez les lignes sans affectation et les doubles répartitions. Présentez séparément les coûts directs et les allocations internes afin que les responsables comprennent l'origine du résultat de leur action.
Exemple fictif : 900 € de location commune sont répartis selon 60 heures d'utilisation pour le projet A et 30 heures pour B. La clé conduit à 600 € et 300 €, sous réserve de son acceptabilité pour les financeurs concernés.
Votre prochaine action
- Stabiliser les codes projets
- Justifier les clés de répartition
- Rapprocher les totaux
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Construire le budget d’une action avant de chercher des financements ↗
Justifier un écart entre budget prévu et réalisé ↗
Organiser le suivi financier d’un projet porté à plusieurs associations ↗