Inventorier les services concernés
Recensez la messagerie, le stockage, les réseaux sociaux, les inscriptions, les outils de paiement, les assurances et les comptes administratifs. Pour chacun, identifiez le titulaire, le gestionnaire et le moyen de récupération. Distinguez les services personnels du bénévole des comptes créés au nom de l’association.
Transférer sans partager les mots de passe
Privilégiez les fonctions d’ajout d’administrateur et de transfert proposées par chaque service. Préparez un nouvel accès nominatif, vérifiez qu’il fonctionne puis retirez l’ancien droit lorsque la transition est effective. Ne diffusez pas un fichier contenant tous les secrets au bureau : cela crée davantage d’accès qu’il n’en résout.
Conserver les traces utiles
Archivez les documents appartenant à l’association dans son espace, sans copier indistinctement les données personnelles du partant. Notez la date et le responsable de chaque modification. La démarche proposée complète les formalités de changement de dirigeant, qui doivent être vérifiées séparément selon la situation.
Exemple fictif : le renouvellement du domaine internet dépend du courriel personnel du président sortant. Le nouvel administrateur transfère le contact de facturation vers une adresse de l’association avant le retrait de l’ancien accès.
Votre prochaine action
- Créer une liste des outils et administrateurs.
- Tester un accès de secours autorisé.
- Tracer les transferts et supprimer les droits devenus inutiles.
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Comment créer une matrice d’accès aux outils de l’association ? ↗
Comment éviter de dépendre d’un seul bénévole pour un outil ? ↗
Repérer les abonnements qui pèsent sur le budget associatif ↗