Délimiter le chantier d'archives
À réunir : inventaire des documents, devis techniques et solutions de stockage. Classez les documents par utilité, état et droits de diffusion. Demandez un devis distinct pour la préparation, la numérisation et l'indexation.
Séparer numérisation et conservation
Séparer préparation, numérisation, indexation et conservation ; vérifier les droits et données personnelles avant diffusion. La numérisation ne décide pas de la destruction des originaux. Faites vérifier les règles de conservation applicables et les besoins historiques avant de libérer de l'espace ou de diffuser les fichiers.
Prévoir l'accès durable aux archives
Choisir un périmètre utile et financer la conservation dans la durée. Choisissez une conservation et des droits d'accès adaptés. Ne détruisez pas les originaux sans avoir vérifié les obligations et besoins historiques applicables.
Exemple illustratif, sans valeur de moyenne sectorielle : 2 000 pages à 0,10 € coûtent 200 € à numériser, mais le classement et l'hébergement restent à budgéter.
Votre prochaine action
- Trier les documents
- Vérifier les droits
- Prévoir la conservation
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
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