Inventorier le matériel et les accès
Notez la référence du terminal, ses accessoires, son contrat et le compte auquel les ventes sont versées. Identifiez les personnes qui peuvent consulter les transactions, rembourser ou modifier les coordonnées bancaires. Les identifiants doivent rester individuels lorsque le service le permet. Ne transmettez pas un mot de passe personnel comme unique mode de passation.
Séparer les droits selon les missions
Le bénévole qui encaisse n’a pas forcément besoin de modifier le compte de versement ou d’exporter toutes les données. Faites appliquer les changements par le prestataire selon sa procédure. La CNIL recommande de réexaminer les habilitations ; cette logique aide à retirer les droits des personnes sortantes tout en conservant les accès nécessaires aux responsables actuels.
Vérifier la continuité des opérations
Contrôlez les versements en attente, les remboursements ouverts et l’accès aux relevés historiques. Faites une vérification adaptée avant la prochaine manifestation, sans utiliser de vraies données de carte dans un document partagé. Conservez la confirmation des changements. Une passation n’est terminée que lorsque le nouveau responsable peut opérer dans le périmètre prévu et que les anciens accès sont retirés.
Exemple fictif : le nouveau responsable peut encaisser mais ne voit pas les relevés nécessaires au trésorier. La passation corrige les rôles avant l’événement, puis vérifie le compte de versement déjà autorisé. L’ancien bénévole perd son accès administratif, sans suppression des justificatifs historiques.
Votre prochaine action
- Inventorier matériel et compte marchand
- Limiter les droits par rôle
- Vérifier relevés, versements et retrait des anciens accès
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Comment vérifier les droits de vote sans confondre paiement et adhésion ? ↗
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