Documenter les conditions de l'avance
Conservez devis accepté, contrat, facture d'acompte et calendrier de réalisation. Identifiez les conditions d'annulation et le solde prévu. Le simple libellé du virement ne permet pas de savoir si l'avance est remboursable ni comment elle doit être traitée dans les comptes.
Rapprocher le solde final
Lors de la facture finale, vérifiez que l'acompte déjà versé est déduit ou clairement rapproché. Comparez la prestation réalisée avec le contrat et signalez les modifications. Dans l'échéancier, faites apparaître uniquement la somme encore à régler sans effacer l'historique des paiements.
Revoir les prestations non réalisées
À la clôture, dressez la liste des avances pour lesquelles l'action n'a pas eu lieu. Documentez les reports, annulations et discussions avec le prestataire. Le cabinet pourra alors déterminer le traitement adapté ; le bureau devra aussi apprécier le risque de perte et son effet sur le budget.
Exemple fictif : un spectacle coûte 2 400 € et un acompte de 600 € est versé. Après réalisation conforme, le solde attendu est de 1 800 €. Une facture finale de 2 400 € doit être rapprochée avant tout paiement.
Votre prochaine action
- Conserver les clauses d'annulation
- Déduire l'avance du solde
- Revoir les acomptes anciens
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Calculer le coût complet d’une salle avant de réserver ↗
Décider du risque acceptable avant de verser un acompte fournisseur ↗
Préparer le coût d’annulation d’un achat ou d’une prestation ↗