Chiffrer les places du stage
À réunir : capacité d'accueil, coûts d'encadrement, location, repas et inscriptions. Identifiez les dépenses déjà dues à l'ouverture des inscriptions. Le coût de repas par personne doit être séparé du forfait d'encadrement et de la location.
Calculer le seuil du stage
Séparer coûts fixes et coûts variables puis calculer le nombre de participants nécessaire à l'équilibre. Simulez une fréquentation inférieure à l'objectif plutôt que de retenir la jauge maximale. Les frais déjà engagés avant la clôture des inscriptions déterminent la date à laquelle l'association doit décider.
Décider du maintien du stage
Ouvrir les inscriptions avec un seuil de réalisation et des règles d'annulation clairement annoncées. Fixez la date à laquelle le nombre d'inscriptions sera comparé au seuil retenu. Vérifiez les frais d'annulation avant d'annoncer la confirmation aux familles.
Exemple illustratif, sans valeur de moyenne sectorielle : Avec 900 € de coûts fixes, 20 € de coût variable et 80 € de prix, il faut 15 participants pour couvrir 900 € de charges fixes.
Votre prochaine action
- Définir la capacité
- Calculer le seuil
- Prévoir les remboursements
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Calculer le nombre d'inscriptions nécessaire à l'équilibre d'un événement ↗