Attribuer une référence à l’achat
Au moment de commander, notez le fournisseur, le prix accepté, les quantités, le responsable et le projet. La référence peut être un numéro interne simple. Joignez le devis accepté et les conditions utiles. L’objectif n’est pas de multiplier les formulaires, mais de pouvoir rattacher une facture à une décision identifiable plusieurs mois plus tard.
Confirmer ce qui a été reçu
La personne qui réceptionne vérifie quantité et état, puis signale les écarts. Pour une prestation, demandez une confirmation du service réalisé plutôt qu’un simple colis reçu. Une livraison partielle reste visible. Le responsable financier ne devrait pas deviner l’avancement à partir du libellé commercial figurant sur la facture.
Traiter les écarts avant paiement
Comparez la commande, la réception et la facture. En cas d’écart, demandez une explication ou une correction au fournisseur et conservez l’échange. Ne corrigez pas vous-même sa facture originale. Le traitement contractuel d’un litige doit être vérifié si nécessaire ; cette procédure vise uniquement à organiser votre contrôle interne et les pièces de comptabilité.
Exemple fictif : vingt tables sont commandées, dix-huit sont livrées et vingt sont facturées. Le responsable note les deux manquantes et obtient une facture corrigée ou un accord écrit sur la livraison restante avant que le trésorier clôture le dossier d’achat.
Votre prochaine action
- Créer une référence d’achat
- Confirmer la réception réelle
- Documenter chaque différence
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Que faire d'une facture reçue après la fin de l'exercice ? ↗
Mettre à jour les coordonnées bancaires auprès des financeurs ↗