Rassembler la bonne version du projet
Reprenez le dossier accepté, la décision, la convention et les modifications validées. Le bilan doit correspondre à ce périmètre. Identifiez la procédure et les documents demandés par le service instructeur ; un dossier déposé via Le Compte Asso peut suivre une procédure différente d’un autre financement.
Expliquer les écarts
Comparez les dépenses et ressources réalisées au budget retenu. Décrivez les écarts significatifs avec des faits : nombre d’ateliers réduit, coût de location différent ou intervention reportée. Ne modifiez pas les montants réels pour faire coïncider le bilan avec la prévision initiale.
Vérifier avant transmission
Rapprochez les chiffres du suivi comptable et des justificatifs, puis faites valider le document par la personne habilitée. Conservez le formulaire transmis, les annexes et l’accusé. Pour une subvention affectée à une dépense déterminée, vérifiez l’échéance applicable et les documents d’activité et comptes approuvés demandés avec le bilan.
Exemple illustratif : dix séances étaient prévues, huit ont eu lieu. Le compte rendu présente les dépenses des huit séances, explique l’écart et traite le reliquat selon les échanges et conditions du financeur.
Votre prochaine action
- Reprendre le périmètre accepté
- Rapprocher les chiffres
- Expliquer les écarts
- Conserver la preuve de transmission
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Préparer un calendrier de clôture réaliste ↗
Préparer les pièces d’un contrôle de subvention ↗
Tenir une caisse en espèces lors des activités associatives ↗