Préparer la remise de caisse
Comptez le fonds de départ à deux et notez la date, le montant et les personnes présentes. Identifiez la personne qui conserve la caisse pendant l'activité. Prévoyez des justificatifs distincts pour les ventes, les remboursements et les petites dépenses autorisées.
Tracer les mouvements pendant l'activité
Ne payez pas directement un achat avec les recettes sans conserver la preuve et l'enregistrer. Les remises d'espèces à un autre bénévole doivent être tracées. Si plusieurs équipes se relaient, faites un comptage à chaque transfert pour situer rapidement un éventuel écart.
Clôturer sans masquer les écarts
Comptez le solde, calculez le montant attendu et expliquez toute différence. Le dépôt en banque constitue un transfert, pas une nouvelle recette. Rangez ensemble le journal de caisse, le bordereau de remise et les pièces ; adaptez la fréquence de dépôt au risque réel.
Exemple fictif : 100 € de monnaie initiale, 540 € de ventes et 40 € d'achat justifié conduisent à 600 € attendus. Si le comptage révèle 590 €, l'écart de 10 € doit rester visible et être recherché.
Votre prochaine action
- Compter le fonds initial
- Tracer les passages de relais
- Distinguer dépôt et recette
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Préparer un compte rendu financier de subvention ↗
Enregistrer les transferts entre les comptes de l'association ↗
Transformer un budget annuel en prévisionnel de trésorerie ↗