Décrire précisément la modification
Présentez le projet accepté puis la version proposée : activités conservées, activités supprimées, dates et budget corrigés. Expliquez la cause du changement et ses conséquences sur les objectifs. Une demande précise permet au service instructeur de répondre sur un scénario concret plutôt que sur une intention vague.
Chiffrer les conséquences
Séparez les dépenses déjà engagées, les dépenses annulables et les nouveaux coûts. Indiquez les recettes modifiées et le montant de financement qui resterait nécessaire. Le trésorier doit vérifier les engagements auprès des fournisseurs avant que le bureau promette une adaptation financièrement impossible.
Conserver une décision traçable
Adressez la demande par le canal indiqué et conservez la réponse. Une absence de réponse ne doit pas être présentée comme une autorisation. Si un avenant est nécessaire, attendez sa formalisation selon les modalités convenues. Actualisez ensuite le budget de référence et informez les personnes qui suivent le projet.
Exemple illustratif : une exposition prévue en mai est déplacée en septembre. L’association présente les nouvelles dates, les acomptes déjà payés et le coût de stockage supplémentaire avant de demander la modification du financement.
Votre prochaine action
- Comparer les deux versions
- Isoler les engagements existants
- Demander une réponse écrite
- Mettre à jour le dossier de référence
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Définir les dépenses éligibles d’un projet subventionné ↗