Définir un outil utilisable
Préparez une liste courte de projets et d’activités transversales. Précisez la fréquence de saisie, les personnes qui valident et les pièces attendues. Vérifiez les règles du financeur : certaines conventions imposent un modèle ou un niveau de détail que le tableau interne doit respecter.
Rapprocher temps et coût
La répartition doit s’appuyer sur les heures ou périodes réellement justifiables et sur un coût de personnel défini de façon cohérente. Le suivi analytique ne remplace ni les obligations de suivi du travail ni les documents de paie. Contrôlez les absences, les changements d’affectation et le total attribué.
Éviter la reconstruction tardive
Une saisie régulière réduit les approximations à la clôture. Si un relevé manque, documentez la difficulté et recherchez des éléments objectifs ; n’inventez pas des heures pour atteindre le budget prévu. Une personne différente peut vérifier les répartitions avant leur inclusion dans le bilan adressé au financeur.
Exemple illustratif : sur 80 heures documentées, 20 concernent un atelier financé. Une allocation de 25 % peut être examinée, sous réserve du coût retenu et des modalités prévues dans le financement.
Votre prochaine action
- Utiliser les catégories du projet
- Faire valider régulièrement
- Rapprocher la paie
- Contrôler le total des affectations
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Relier les indicateurs d’activité au suivi financier ↗