Établir un état de situation
Listez les actions non réalisées, les coûts déjà payés, les engagements encore ouverts et les remboursements possibles. Joignez les pièces utiles. Séparez une dépense définitivement supportée d’un acompte récupérable : cette distinction influence le besoin de trésorerie et le bilan du projet.
Contacter le financeur
Expliquez les raisons et la date d’annulation. Demandez les modalités de bilan, de réaffectation éventuelle ou de remboursement prévues. Ne transférez pas spontanément l’argent vers une autre action, même proche de l’objet associatif. La réponse doit être conservée avec la décision initiale et les échanges.
Organiser la clôture financière
Suivez les remboursements fournisseurs et la décision concernant le financement. Le traitement comptable doit correspondre aux droits et obligations réellement établis. Présentez au bureau le coût résiduel de l’annulation et les mesures à modifier lors d’un prochain projet : conditions de réservation, calendrier ou validation des engagements.
Exemple illustratif : 4 000 € ont été reçus ; la salle restitue 1 200 € mais une prestation préparatoire de 300 € reste due. Le sort de l’aide se détermine avec le financeur, pas par une simple soustraction automatique.
Votre prochaine action
- Lister coûts et remboursements
- Informer le financeur
- Conserver ses instructions
- Présenter le coût résiduel au bureau
Sources et cadre de lecture
Les méthodes d’organisation et exemples sont proposés par la rédaction. Ils ne constituent pas une validation de votre situation fiscale, juridique ou comptable. Faites confirmer les règles applicables à votre dossier avant d’agir.
Pour aller plus loin
Définir les dépenses éligibles d’un projet subventionné ↗
Demander une modification du projet financé ↗
Comment traiter les frais quand une mission bénévole est annulée ? ↗